Im Mittelpunkt von Immobilientransaktionen steht die Due Diligence Prüfung.
Dabei müssen die betroffenen Parteien Einblick in die transaktionsbezogenen Dokumente erhalten, damit sie diese im Detail überprüfen können.
Unter dem Begriff „Due Diligence“ versteht man nämlich allgemein die „Sorgfaltspflicht“, die man im Vorfeld dem Vertragsobjekt (beim Kauf oder Verkauf einer Immobilie) gegenüber nachkommen muss. Ursprünglich kommt der Begriff aus dem amerikanischen Kapitalmarkt- und Anlegerschutzrecht. Dabei beinhalten Due-Diligence-Prüfungen bei Immobilien eine Stärken- Schwächen-Analyse des gewünschten Vertragsobjekts – es gilt eventuelle Risiken zu analysieren und das Objekt zu bewerten. Die Dokumente können zum Beispiel Bilanzen, Personalressourcen, Positionierungsstrategien, rechtliche Risiken oder finanzielle Risiken-Analysen etc. enthalten. Sie legen meist sensible Daten offen und verlangen daher besondere sicherheitstechnische Maßnahmen, unter denen ein Zugriff überhaupt gewährt werden kann.
Eine andere große Herausforderung bei einer effizienten Due Diligence Abwicklung ist die Verwaltung der oft großen Anzahl an involvierten Personen. Außerdem braucht es ein effizientes Dokumentenmanagement. Dieses ist nötig, um allen Parteien die gewünschten Informationen möglichst aktuell und strukturiert zur Verfügung zu stellen. Virtuelle Datenräume ermöglichen heute eine effiziente Abwicklung der Due Diligence Prüfung. Doch ein virtueller Datenraum muss eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen, um dafür tatsächlich geeignet zu sein:
